Informační systémy pro podporu týmové spolupráce

Pro řadu lidí jsou informační systémy nepřehlednou sadou zkratek s tajemným významem. Ve škole nás učí, že výstavba informačního systému začíná analýzou, pokračuje návrhem a implementací a končí testováním a nasazením. Že se dělí zhruba do tisíce kategorií a usnadňují ve firmě naprosto vše od podpory strategického rozhodování až po vynášení odpadků a zalévání květin. Také nás učí, že velké firmy investují do informačních systémů velké peníze, aby dosáhly velkého „zvýšení efektivity“. Co to však znamená? Jak takový systém vypadá a proč je tak důležitý? A jak se opravdu navrhuje?

Informační systémy nejsou žádným výstřelkem posledních let. Ve skutečnosti tu byly mnohem dříve, než se moderní otcové kybernetiky vůbec narodili. Před stovkami let (i dříve) potřebovali lidé systematicky pracovat s informacemi podobně jako dnes. Ať už se jednalo o evidenci soudních sporů katolické inkvizice, výběr daní nebo výrobu kočárů. Pouze médium v té době bylo papírové místo křemíkového.

V tomto příkladu se ve skutečnosti ukrývá mnohem důležitější esence návrhu informačních systémů, než by se na první pohled mohlo zdát. Úkolem jakéhokoliv IS je totiž podpora fungování firmy, školy, úřadu, veřejné komunity nebo jakéhokoliv jiného uskupení. Tedy zaručit bezproblémové fungování, ať už na operativní úrovni (například systémy pro optimalizaci logistiky) nebo poskytováním správných informací pro podporu rozhodování manažerů. Technologie samotná je zde pouze prostředkem. V některých případech je dokonce vhodnější využít papír místo robustního systému za miliony korun. Při úvahách o nákupu nebo vývoji systému je tedy vždy nejdůležitější otázkou jaký proces či jakou oblast fungování chci podpořit a čeho chci díky novému systému dosáhnout.

Intranet jako elektronická nástěnka

Jedním z typů informačních systémů jsou klasické intranety. Jedné se o jakési interní portály, jejichž primárním cílem je vytvoření chytré digitální nástěnky, na kterou editoři publikují informace skupině čtenářů, která je odebírá. Příkladem takového systému je systém Edux, který jistě všichni znáte. Intranetové portály tohoto typu se často označují jako CMS (Content Management System) a zabývající se rolemi, pravidly a procesy souvisejícími s publikováním, verzováním či archivací obsahu.

S příchodem internetu a následně mobilních zařízení zažívaly intranetové portály dobu rozmachu a umožnily pracovníkům firem doposud nevídané (i když dnes zcela obyčejné) věci jako okamžitý přístup k informacím kdykoliv a odkudkoliv. Obchodníci v „terénu“ měli vždy aktuální informace o nabídkách a akcích a manažeři mohli nahlížet do vždy aktuálních reportů.

Podpora týmové a komunitní spolupráce

Dřívější intranety se však zaměřovaly pouze na práci s obsahem „nástěnkovým“ způsobem. Ve skutečnosti je však potřeba uchování a zveřejnění informací jen malou částí ve větším celku fungování organizací.

Vezměme si příklad projektového týmu, který připravuje novou mobilní aplikaci. Jaké činnosti tým vykonává? Ve kterých oblastech může správně navržený informační systém pomoci? Jednou z oblastí je jistě uchování obsahu. Pokud aplikační architekt popíše strukturu aplikace, tester připraví testovací scénáře a integrační architekt navrhne způsob integrace, jistě bude třeba všechny tyto dokumenty někde uložit, aby byly dostupné ostatním členům týmu. Tento scénář jasně vede na nějaký systém typu „wiki“ nebo úložiště souborů podobné Google Drive. Je tedy řešením pro podporu našeho projektového týmu nasazení podobné aplikace? Pouze z části. Pokud bychom o informačním systému uvažovali jen a pouze jako o aplikaci, zbytečně bychom se omezovali. Na doménu projektového řízení je totiž nutné se podívat více ze široka z pohledu informací, které mezi sebou jednotliví členové týmu sdílejí a jak s nimi pracují. Během projektu se například:

  • plánují schůzky, na kterých se tým vzájemně synchronizuje a rozděluje si úkoly,
  • vášnivě diskutuje (nejen) o architektuře řešení,
  • komunikuje se zadavatelem z pohledu splnění požadavků,
  • kontrolují rizika, harmonogram či jiná projektově organizační témata.

Podobných věcí lze nepochybně vymyslet desítky. Všechno jsou to činnosti, v rámci kterých si jednotliví lidé vyměňují informace nebo mají potřebu je někde zaznamenat. Dohromady pak tvoří sadu potřeb a činností, které projektový tým vykonává k tomu, aby projekt zdárně dotáhl do konce a mobilní aplikace byla předána zadavateli.

kbintranetoverviewNyní si zpětně vezměme jednu z dílčích činností, například plánování schůzek. Jakým způsobem je možné schůzku naplánovat? Například zasláním informace mailem, vytvořením události ve společném kalendáři, dohodou na ranní schůzce nebo řadou dalších způsobů. Jaký je ten správný? Ve velkých firmách se často volí ten nejjednodušší, a to posílání emailů. Většina činností v realizaci projektu jde ve skutečnosti dělat skrz email. Přes email můžete diskutovat s kolegy, sdílet harmonogram a úkoly, plánovat schůzku nebo (čistě teoreticky) spravovat verze dokumentu, který v týmu vytváříte. Je tedy ideálním informačním systémem pro řízení projektů Outlook nebo Gmail? Pravděpodobně ne. Proč? Důvodů můžeme najít několik:

  • Každé zaslání přílohy emailem vytvoří několik kopií souboru (co když budeme chtít všichni soubor upravit?)
  • Důležité informace zůstávají v emailech konkrétních uživatelů (co když zaměstnanec odejde z firmy?)
  • Emailová komunikace je vždy mezi definovanými adresami (co když jsem na někoho zapomněl?)

Při návrhu informačního systému je tedy nutné se primárně zaměřit na řešený scénář a související potřeby. Zda bude scénář realizován pomocí emailu, Facebooku nebo barevných papírů je až krok následující a nelze obecně říci, že jedna z variant je správná a jiná nesprávná. Z pohledu analytika informačního systému je nutné se nad podobnými otázkami zamyslet z pohledu všech identifikovaných scénářů a navrhnout optimální vlastnosti budoucího systému. Ve výsledku se může jednat o jednu velkou všeobjímající aplikaci nebo o několik aplikací v kombinaci s „offline“ nástroji.

Dodavatelé dnešních intranetových řešení si potřebu komplexních řešení uvědomují. V posledních deseti letech můžeme být svědkem bouřlivého vývoje platforem, které si říkají Enteprise Collaboration. Typickým zástupcem je například balík Office 365 společně s platformou SharePoint od Microsoftu nebo IBM Connections. Tyto platformy podporují nejen scénáře pro publikaci informací, ale i vzájemnou spolupráci v rámci týmů či komunitních skupin. Propojují principy klasických CMS řešení se světem sociálních sítí a vytvářejí tak prostředí pro podporu řady scénářů nejen projektových, ale i jakýchkoliv jiných týmů.

Závěrem

Co z toho vyplývá? Především to, že „naprogramovat“ informační systém nemusí být samo o sobě komplikované. Avšak navrhnout IS správně, to je úplně něco jiného. „Funkční“ aplikace totiž vůbec nemusí znamenat „použitelná“ aplikace. Při návrhu informačního systému proto vždy začínáme skutečnou potřebou koncových uživatelů, ideálně formou analýzy obchodních procesů. K návrhu informačního systému pak pracujeme se skutečností, že tyto procesy optimalizujeme či transformuje. Dojdeme tak je zjištění, že informační systémy mohou skutečně podporovat nepřeberné množství domén skrz celý podnik. Úkolem správného IT manažera nebo analytika je pak vybrat oblasti, ve kterých to dává smysl a ve kterých ne. Ale o tom až někdy příště…

Úspěchy studentů FITu v návrhu informačních systémů

V roce 2015 pomáhal tříčlenný studentský tým FIT ČVUT navrhnout nový intranet pro jednu z největších českých bank. Původní řešení bylo zastaralé, umožňovalo pouze publikaci statických informací a zvětšující se množství informací udělalo celou platformu velmi nepřehlednou.

Prvním krokem k návrhu nového systému byla analýza skutečných potřeb uživatelů. Ukázalo se, že ukládání informací je skutečně jen jednou z mnoha věcí, které nejeden tým trápí. Kromě nové platformy a nové informační architektury bylo cílové řešení rozšířeno právě o nástroje pro podporu týmové a komunitní spolupráce. Studenti oboru ISM pomáhali identifikovat, analyzovat a vyřešit jednotlivé scénáře použití. Současně se účastnili návrhu nové informační architektury, jejíž struktura je zaměřena na potřeby cílového odběratele informací.

Autor: Pavel Krejčí (doktorand KSI FIT ČVUT)

SdíletShare on Facebook0Share on Google+0Tweet about this on TwitterEmail this to someone